Quy định quản lý kho vật tư, nguyên vật liệu hiệu quả, tránh thất thoát

Dù bạn là doanh nghiệp sản xuất hay kinh doanh đều không thể thiếu được kho vật tư. Nó không chỉ là nơi cung ứng nguồn nguyên vật liệu mà còn là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng. Vậy đặc điểm và vai trò của kho vật tư là gì? Hãy cùng kệ kho trung tải One Tech khám phá thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây!

Giới thiệu về kho vật tư

Kho vật tư hay còn được gọi là kho hàng hoặc kho bãi, là một phần trong hệ thống logistics với nhiệm vụ chính là lưu trữ, dự trữ tồn kho và bảo quản hàng hóa cũng như trang thiết bị sản xuất của các doanh nghiệp.

Tại kho vật tư, các nguyên liệu và hàng hóa được cung cấp đúng thời điểm cho quá trình sản xuất hoặc kinh doanh, được xuất bán trên thị trường.

Vai trò của kho vật tư

Trong quản lý kho vật tư, việc lưu trữ thành phẩm, hàng hóa và các tài sản cố định có giá trị đòi hỏi các nhà quản lý phải thực hiện các biện pháp hiệu quả. Cụ thể, vai trò của quản lý kho hàng được thể hiện như sau:

  • Tạo không gian kho bãi rộng rãi, gọn gàng, và chuyên nghiệp để thuận tiện cho việc xuất nhập hàng hóa.
  • Tối đa hóa sức chứa của kho hàng để có thể lưu trữ số lượng lớn hàng hóa và tiết kiệm chi phí thuê kho.
  • Bảo quản và đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu và hàng hóa, giữ nguyên trạng và tránh sụt giảm về số lượng và chất lượng.
  • Giám sát, kiểm kê, và theo dõi vật tư để tránh thất thoát.
  • Kiểm soát xuất nhập và tồn kho hàng hóa một cách nhanh chóng để tránh lãng phí thời gian và tiền bạc.
Mô hình giới thiệu về kho vật tư, nguyên vật liệu
Mô hình giới thiệu về kho vật tư, nguyên vật liệu

Quy định bắt buộc trong quản lý kho vật tư

Quy định về quản lý thông tin hàng hoá, vật tư, nguyên vật liệu

Mỗi loại hàng hoá, vật tư, nguyên vật liệu cần được quy định quản lý riêng theo từng mã, nhóm tài sản để xây dựng danh mục khoa học và hợp lý.

Bộ phận quản lý kho cần tìm kiếm thông tin về hàng hoá một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Quy định nhập hàng hoá, vật tư, nguyên vật liệu

  • Bộ phận quản lý kho kiểm tra chất lượng hàng trước khi nhập kho.
  • Đảm bảo tiếp nhận đầy đủ giấy tờ nhập kho và lưu trữ thông tin nhập kho trong hệ thống của doanh nghiệp.
  • Ghi nhận số lượng và tình trạng hàng hoá, vật tư trước khi nhập kho.

Quy định xuất hàng hoá, vật tư, nguyên vật liệu

  • Bộ phận quản lý kho tiếp nhận yêu cầu xuất kho và chứng từ liên quan, sau đó lập phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho hàng hoá, vật tư, nguyên vật liệu.
  • Phiếu xuất kho cần chứa đầy đủ thông tin về địa điểm, thời gian xuất kho và các thông tin về đơn hàng.

Quy định kiểm kê kho vật tư

  • Thực hiện kiểm kê định kỳ để kiểm tra tình trạng và số lượng hàng hoá trong kho.
  • Lập danh sách hàng hoá cần kiểm kê và cập nhật thông tin hàng hóa thiếu, thừa sau kiểm kê.
Quy định bắt buộc trong quản lý kho vật tư
Quy định bắt buộc trong quản lý kho vật tư

Quy định về quản lý hàng hoá, vật tư, nguyên vật liệu

  • Sắp xếp hàng hoá trong kho theo cách khoa học và ngăn nắp.
  • Giữ hàng tồn kho riêng biệt và không lẫn với hàng nhập mới.
  • Quản lý hàng hoá có hạn sử dụng và bảo quản riêng cho từng loại hàng.

Phương pháp quản lý kho vật tư hiệu quả

Quản lý thông tin hàng hoá và vật tư của doanh nghiệp

  • Mã hàng: Mỗi khi có thay đổi, bỏ, hoặc thay mới mã hàng, cần thông báo cho bộ phận hoặc người phụ trách riêng biệt để thực hiện việc sửa đổi một cách có trật tự và rõ ràng, đảm bảo quy trình quản lý hàng hoá được thực hiện chính xác.
  • Thống kê loại hàng và nguyên liệu thành phẩm: Đề xuất các loại hàng hoá, vật tư cần thiết để bố trí nhân sự và vật liệu cần cho kho hàng một cách kịp thời.

>>> Những hoạt động trong quy trình quản trị hàng tồn kho

Quản lý nhập kho và xuất kho

Khi nhận được thông báo nhập kho, cần kiểm tra số lượng và loại hàng hoá cần nhập, sau đó tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho với các chữ ký xác nhận phù hợp. Đối với xuất kho, cần kiểm tra chứng từ và tiến hành lập phiếu xuất kho theo yêu cầu.

Phương pháp quản lý kho vật tư hiệu quả
Phương pháp quản lý kho vật tư hiệu quả

Báo cáo tồn kho và kiểm kê kho hàng

Báo cáo tồn kho là bước quan trọng trong việc kiểm soát hàng tồn, tính toán số lượng hàng hoá nhập xuất và đưa ra kế hoạch xử lý hàng tồn một cách hiệu quả. Kiểm kê kho giúp đối chiếu số lượng thực tế hàng hoá trong kho để tránh thiếu sót và hư hỏng, đồng thời giúp rà soát số lượng hàng hoá tránh thất thoát.

>>> Những quy định mới nhất về phiếu xuất kho

Những lưu ý khi quản lý kho vật tư

  • Quy trình đầu tiên là xác định mã vật tư và hàng hóa, điều này rất quan trọng để đảm bảo sự phân biệt rõ ràng giữa các mặt hàng, tránh nhầm lẫn và xếp chồng lên nhau.
  • Lập kế hoạch vật tư giúp người quản lý kho có sự chủ động trong việc quản lý dòng tiền, nguồn hàng và nhân sự trong kho để hoạt động một cách hiệu quả nhất.
  • Xây dựng kho bãi theo tiêu chuẩn để tối ưu hóa diện tích, khả năng chứa hàng và độ tiện lợi, giúp việc lấy và chứa hàng trở nên dễ dàng và khoa học.
  • Sử dụng kệ kho phù hợp là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quản lý kho. Kệ kho được thiết kế phù hợp với loại hàng hóa và đặc điểm của kho, đảm bảo hàng hóa được bảo vệ và tổ chức một cách ngăn nắp, dễ tìm kiếm và lấy hàng.

Kệ kho trung tải One Tech hiện đang sản xuất và cung cấp nhiều loại kệ kho vật tư được sử dụng rộng rãi tại doanh nghiệp, nhà máy sản xuất, nhằm giúp khách hàng tối ưu hóa lợi nhuận, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Chúng tôi sẵn sàng sản xuất số lượng lớn các loại kệ theo yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng với nguyên liệu có sẵn.

Đội ngũ nhân viên của chúng tôi luôn sẵn lòng giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng. Quý khách vui lòng liên hệ Hotline 0974 021 077 để được tư vấn nhanh chóng và chi tiết.

Tham khảo thêm:

Contact Me on Zalo
0974.021.077