Mẫu phiếu xuất kho kết hợp vận chuyển nội bộ là loại chứng từ cực kỳ quan trọng, có vai trò xác nhận xuất xứ của hàng hóa. Nó không chỉ cung cấp thông tin về nguồn gốc của hàng hóa trong quá trình vận chuyển và lưu thông mà còn giúp quản lý nội bộ. Hãy cùng khám phá chi tiết về mẫu phiếu xuất kho kết hợp vận chuyển nội bộ cùng với kệ kho trung tải One Tech qua bài viết dưới đây nhé!
Mẫu phiếu xuất kho là gì?
Mẫu phiếu xuất kho là một loại chứng từ quản lý kho hàng quan trọng trong quá trình vận hành của các doanh nghiệp, tổ chức sản xuất và thương mại. Nó được sử dụng để ghi chép và xác nhận việc hàng hóa được chuyển ra khỏi kho.
Mẫu phiếu này thường bao gồm các thông tin cơ bản như: mã số phiếu, ngày xuất kho, tên và số lượng hàng hóa, thông tin về người nhận hàng và mục đích của việc xuất kho.
Sử dụng phiếu xuất kho không chỉ giúp đảm bảo việc theo dõi hàng hóa được chính xác và minh bạch. Mà còn hỗ trợ việc kiểm soát tồn kho và quản lý chi phí một cách hiệu quả.
Nó cũng cung cấp dữ liệu quan trọng cho việc kiểm kê và phân tích hàng tồn kho. Giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh dựa trên thông tin chính xác về tình trạng hàng hóa và luồng vận chuyển của chúng.
Mẫu phiếu xuất kho gồm có mấy liên?
Giống như nhiều loại chứng từ và hóa đơn khác, bao gồm phiếu thu và phiếu chi, phiếu xuất kho cũng được phân loại theo số lượng liên khác nhau, thường là 1 liên, 2 liên, 3 liên.
- Liên thứ nhất được lưu trữ bởi bộ phận chịu trách nhiệm lập phiếu, đóng vai trò là bản gốc của chứng từ.
- Liên thứ hai được bảo quản bởi người quản lý kho. Nó được sử dụng để ghi chép thông tin vào thẻ kho và sau đó được chuyển đến bộ phận kế toán. Tại đây, kế toán viên sẽ dùng nó để cập nhật vào sổ sách kế toán, giúp theo dõi chi tiết về các hoạt động xuất nhập hàng.
- Liên thứ ba thì được cấp cho người nhận hàng. Người này giữ liên này như một phần của quy trình kiểm soát và theo dõi hàng hóa tại bộ phận sử dụng.
Mỗi liên trong phiếu xuất kho đều phục vụ một mục đích riêng. Từ đó đảm bảo quy trình vận hành mượt mà và tăng cường khả năng theo dõi và quản lý hàng hóa một cách chính xác.
Xem thêm:
- Các cách pick hàng phổ biến nhất năm 2024
- Quản trị chuỗi cung ứng là gì? Chức năng và +3 cách vận hành
Mẫu phiếu xuất kho đạt chuẩn hiện nay
Mẫu phiếu xuất kho thông tư 133
Mẫu phiếu xuất kho thông tư 200
Thông tin bắt buộc trên mẫu phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho cần bao gồm thông tin chi tiết như sau: tên của đơn vị và bộ phận, số của phiếu; thời gian khi phiếu được tạo (ngày, tháng, năm); tên đầy đủ và thông tin liên hệ của người nhận hàng (bao gồm cả bộ phận họ đang làm việc), mục đích của việc xuất kho; tên và vị trí của kho hàng từ đó hàng hóa được xuất.
- Thời gian: Ghi chép cụ thể ngày, tháng và năm khi lập phiếu.
- Số phiếu: Phải ghi một cách liên tục, theo một thứ tự tăng dần mà không bị gián đoạn hay nhảy số.
- Tên người nhận hàng: Cần ghi chính xác, có thể là cá nhân từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức.
- Cột A: Ghi số thứ tự của mỗi mặt hàng, tương ứng với số liệu trên hóa đơn.
- Cột B: Ghi tên mặt hàng cụ thể, phải trùng khớp với thông tin trên hóa đơn.
- Cột C: Mã sản phẩm, có thể không ghi nếu không cần thiết nhưng nếu có thì phải đúng theo hóa đơn.
- Cột D: Đơn vị tính của sản phẩm, ghi theo như trong hóa đơn.
- Cột 1: Số lượng hàng hóa yêu cầu, theo đề nghị của người nhận.
- Cột 2: Số lượng thực tế được xuất, cột này do người quản lý kho điền vào và có thể ít hơn hoặc bằng số lượng yêu cầu.
- Cột 3: Đơn giá không bao gồm thuế của mỗi đơn vị sản phẩm.
- Cột 4: Tính tổng tiền bằng cách nhân đơn giá với số lượng thực tế xuất.
– Ở phần “Cộng”: Tính tổng giá trị theo mỗi cột trên phiếu xuất kho.
– Ở phần “Tổng số tiền (bằng chữ)”: Viết bằng chữ tổng số tiền, dựa vào tổng tiền ở cột tổng cộng.
Quá trình luân chuyển phiếu xuất kho
- Giai đoạn 1: Người đề nghị việc xuất kho liên hệ với bộ phận kế toán.
- Giai đoạn 2: Tiếp theo, kế toán tiến hành soạn thảo phiếu xuất kho.
- Giai đoạn 3: Phiếu sau đó được chuyển đến người quản lý kho, người sẽ tiến hành xuất hàng theo phiếu.
- Giai đoạn 4: Người đã yêu cầu xuất kho ký nhận trên phiếu và lấy hàng.
- Giai đoạn 5: Phiếu xuất kho sau đó được trả lại cho người quản lý kho để cập nhật vào hệ thống theo dõi kho.
- Giai đoạn 6: Cuối cùng, thông tin về việc xuất kho được kế toán nhập vào sổ sách kế toán để đảm bảo tính chính xác và cập nhật của dữ liệu.
Bộ phận lập phiếu xuất kho
Tuỳ theo quy chế hoạt động cụ thể của từng doanh nghiệp, việc soạn thảo phiếu xuất kho có thể được giao cho bộ phận quản lý kho hoặc bộ phận yêu cầu lĩnh hàng. Một khi đã hoàn tất việc điền thông tin, người soạn thảo phiếu và kế toán trưởng sẽ ký tên để chứng thực.
Tiếp theo, phiếu sẽ được chuyển đến Giám đốc hoặc người được ủy quyền để phê duyệt trước khi hàng hóa được phép xuất kho. Người quản lý kho sẽ là người ghi chép số lượng hàng thực tế xuất, ngày xuất và cùng với người nhận hàng ký nhận trên phiếu, đồng thời ghi rõ họ tên.
Do đó, việc ghi chép thông tin trên phiếu xuất kho là kết quả của sự phối hợp giữa người soạn thảo phiếu, người quản lý kho và kế toán, mỗi người đều hoàn thành phần công việc của mình ở các cột tương ứng trên phiếu.
Trên đây là toàn bộ thông tin và quy trình lập mẫu phiếu xuất kho mà kệ kho trung tải One Tech gửi đến cho bạn. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ tới Hotline 0974 021 077 của chúng tôi để được giải đáp kịp thời.
Bài viết liên quan