Thẻ kho là gì? Những mẫu thẻ kho nào được ứng dụng trong quá trình vận hành kho bãi. Quy trình vận hành hàng hóa ảnh hưởng lớn tới chi phí và hiện quả đầu tư. One Tech sẽ tư vấn, tìm giải pháp và thiết kế kho của bạn một cách tối ưu nhất.
Thẻ kho là gì?
Thẻ kho là một loại giấy tờ quan trọng dùng để ghi lại và theo dõi thông tin về số lượng hàng nhập, xuất và tồn kho của từng nguyên vật liệu, sản phẩm, trang thiết bị cố định và thành phẩm tại từng kho vào từng thời điểm cụ thể.
Thẻ kho có khả năng ghi chép và lưu trữ dữ liệu chi tiết về mẫu mã, chủng loại, kiểu dáng, nhãn hiệu, quy cách, địa điểm lưu trữ và các thông tin khác liên quan. Quá trình lập và ghi chép thẻ kho thường do bộ phận kế toán thực hiện và nó được thực hiện bởi nhân viên quản lý kho.
Thẻ kho thường được thiết kế dưới dạng thẻ tách rời, sau đó được tổ chức và đóng gói thành sổ. Sau đó chuyển đến bộ phận kế toán để phục vụ quá trình tổng hợp và đối chiếu số liệu.
Mặc dù việc lập thẻ kho không phải là bắt buộc, nhưng nó đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp cơ sở dữ liệu cho việc tổng hợp thông tin về số lượng hàng tồn kho. Hơn nữa, cũng như theo dõi quá trình nhập và xuất kho của doanh nghiệp.
Có bao nhiêu loại thẻ kho?
Mẫu thẻ kho theo thông tư 200
Mẫu thẻ kho theo thông tư 133
Lợi ích của việc sử dụng thẻ kho
Thẻ đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, hệ thống sản xuất và vận hành kho.
Tính toán chi tiết doanh số, tồn kho, lãi lỗ
Thẻ kho cung cấp thông tin chi tiết về số lượng hàng nhập, xuất, và tồn kho, giúp tính toán chính xác doanh số, doanh thu và lãi lỗ của công ty trong một giai đoạn cụ thể.
Đo lường kết quả trong sản xuất
Loại giấy tờ này là công cụ quan trọng để đo lường kết quả sản xuất và kinh doanh, hỗ trợ đánh giá thực trạng và đo lường hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tính toán tài sản và nguồn vốn
Hệ thống thẻ kho cung cấp dữ liệu để tính toán tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp trong một giai đoạn cụ thể, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nguồn lực và tài chính.
Đối chiếu và so sánh số liệu kho
Bộ phận kế toán kho sử dụng thẻ kho và dữ liệu trên thẻ như là một bằng chứng để so sánh và đối chiếu số lượng hàng hóa và nguyên vật liệu trong kho, đảm bảo tính chính xác của quá trình nhập/xuất hàng.
Thực hiện các nhiệm vụ trên, thẻ kho không chỉ là công cụ quản lý hàng tồn kho mà còn là nguồn thông tin quan trọng hỗ trợ quyết định và đánh giá hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng thẻ kho hiệu quả
Thẻ kho là một loại chứng từ quan trọng và trách nhiệm quản lý thuộc về bộ phận kế toán. Chính vì vậy, thẻ kho cần được soạn thảo và in mẫu thẻ kho để chuyển chính thức cho thủ kho quản lý. Sau đó, thủ kho sẽ dựa trên hoạt động xuất nhập kho cũng như chứng từ để ghi chép lại dữ liệu một cách đầy đủ, chính xác.
- Số kho, cá nhân người chịu trách nhiệm lập thẻ kho mã tờ in
- Thông tin liên quan đến sản phẩm, hàng hóa, tên gọi cụ thể của thương hiệu
- Thông tin phản ánh yêu cầu đối với hàng hóa, sản phẩm cũng như chỉ tiêu liên quan
- Thông tin về mã số thẻ kho
Thẻ kho sẽ được lập bằng cách phân chia các cột, hàng tương ứng và các nội dung sẽ được phản ánh theo hình thức bảng biểu. Thẻ quản lý kho là một loại giấy tờ rời, khi được tổng hợp thành một quyển được gọi là “Sổ kho”. Sau khi sử dụng, thẻ tờ rời phải được đóng thành quyển, được ký xác nhận bởi giám đốc.
Mỗi thẻ được thiết kế để sử dụng cho một loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hoặc hàng hóa cùng nhãn hiệu, quy cách và được lưu trữ trong cùng một kho. Bộ phận kế toán đảm nhận trách nhiệm lập thẻ, ghi các thông tin như tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, và mã số vật liệu. Sau đó, thẻ được chuyển cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.
Thủ kho, dựa trên Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho hàng ngày. Mỗi chứng từ tương ứng với một dòng và cuối ngày, số tồn kho được tính toán. Các cột được sắp xếp như sau:
- Cột A: Số thứ tự.
- Cột B: Ngày tháng của Phiếu nhập kho hoặc Phiếu xuất kho.
- Cột C, D: Số hiệu của Phiếu nhập kho hay Phiếu xuất kho.
- Cột E: Nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột F: Ngày nhập hoặc xuất kho.
- Cột G: Sau khi kiểm tra lại tính chính xác của thông tin trên thẻ kho, kế toán sẽ ký xác nhận. Các số liệu cuối kỳ thường được thống kê và thể hiện ở phần cuối bảng biểu từ cột E-G. Trong trường hợp thẻ kho được in và đóng thành tập thì thẻ kho sẽ được coi như sổ kho, khi này tập thẻ kho sẽ cần thể hiện được thứ tự trang cụ thể.
Cột được đánh số sẽ thể hiện số lượng hàng hóa xuất, nhập kho:
- Cột 1: Số lượng nhập kho.
- Cột 2: Số lượng xuất kho.
- Cột 3: Số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập xuất hàng.
Theo định kỳ, nhân viên kế toán vật tư xuống kho để kiểm tra và ký xác nhận vào Thẻ kho (Cột G) sau khi nhận chứng từ. Các điều chỉnh cần thiết được thực hiện sau mỗi lần kiểm kê để đảm bảo số liệu trên Thẻ kho phản ánh đúng với số liệu thực tế kiểm kê theo quy định.
Phần cuối cùng là các cá nhân có liên quan đến quản lý kho hàng thực hiện ký và xác nhận, ghi rõ họ tên cơ phần cuối của thẻ kho như thủ kho, kế toán, trưởng bộ phận hay quản lý kho.
Một số lưu ý khi sử dụng thẻ xuất nhập kho hàng
Xác định các loại thông tin cần ghi chép
Xác định trước các thông tin cần được ghi chép trên thẻ kho, bao gồm số lượng nhập xuất kho, số lượng tồn kho, ngày tháng, thông tin về sản phẩm và bất kỳ thông tin liên quan khác ảnh hưởng tới doanh nghiệp của bạn.
Sử dụng hệ thống mã hóa, mã vạch
Để tăng tính chính xác và tiết kiệm thời gian, sử dụng hệ thống mã hóa hoặc mã vạch để nhận dạng sản phẩm hoặc nguyên vật liệu. Điều này giúp tránh sai sót trong quá trình nhập dữ liệu.
Thực hiện kiểm kê định kỳ
Điều này giúp bạn so sánh số lượng trên hệ thống với thực tế để có sự điều chỉnh kịp thời.
Lưu trữ thẻ kho cẩn thận
Có thể sử dụng hệ thống tập tin hoặc phần mềm quản lý tài liệu để lưu trữ thẻ kho một cách khoa học.
Đào tạo nhân viên
Đào tạo nhân viên về cách sử dụng thẻ kho và quy trình liên quan là rất quan trọng để đảm bảo mọi người hiểu cách sử dụng thẻ kho một cách đúng đắn.
Tích hợp cùng với hệ thống quản lý kho
Chủ đầu tư nên tích hợp thẻ kho vào hệ thống quản lý kho hoặc phần mềm ERP để tối ưu hóa quá trình quản lý hàng tồn kho và tạo sự nhất quán trong dữ liệu.
Kiểm tra và cập nhật định kỳ
Cập nhật thông tin trên thẻ kho định kỳ để đảm bảo tính chính xác và sát với tình hình thực tế.
Tuân thủ quy định pháp luật
Đảm bảo rằng quá trình lập thẻ quản lý kho tuân thủ các quy định pháp luật và nguyên tắc liên quan đến quản lý hàng hóa.
Thẻ kho đóng vai trò như thế nào trong quản lý kho hàng?
Không chỉ đóng vai trò quan trọng đối với quản lý kho mà thẻ kho còn đóng vai trò vô cùng đặc biệt trong hoạt động kế toán kho. Thông qua các dữ liệu thông tin trên thẻ kho, nhân viên kế toán có thể triển khai các công việc quan trọng như:
- Tính toán chi tiết doanh số và lãi lỗ cụ thể của công ty ở một thời điểm cụ thể
- Tính toán các kết quả sản xuất, kinh doanh và từ đó đánh giá được thực trạng cũng như tính hiệu quả trong kinh doanh của doanh nghiệp
- Tính toán tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp
- Kế toán kho sẽ sử dụng thẻ kho cũng như các dữ liệu được phản ánh trên thẻ khi để so sánh và đối chiếu số lượng hàng hóa cũng như nguyên vật liệu trong kho theo đúng số lượng nhập/ xuất
Về cơ bản, thẻ kho đóng vai trò như một loại chứng từ quan trọng giúp nâng cao hiệu suất công việc cũng như tiến độ làm việc của kế toán. Đó là lý do mà việc quản lý kho và cập nhật thẻ kho thường xuyên là yếu tố vô cùng quan trọng.
Mặc dù đóng vai trò quan trọng, tuy nhiên thẻ kho không phải là một loại biểu mẫu, chứng từ bắt buộc theo pháp luật. Bởi trên thực tế, không phải kho hàng nào cũng có quy mô lớn, phức tạp hay số lượng sản phẩm lớn để dùng đến thẻ kho.
Lưu ý rằng quy trình lập thẻ quản lý kho có thể thay đổi tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và ngành công nghiệp, nhưng những lưu ý trên đều giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình quản lý kho.
Kệ kho trung tải One Tech không chỉ cung cấp các sản phẩm giá kệ chất lượng, bền bỉ mà còn luôn sẵn lòng hỗ trợ khách hàng tư vấn, setup hệ thống nhà xưởng, kho bãi. Nhờ có đó mà bạn có thể tiết kiệm được chi phí, nhân lực. Gọi ngay tới số Hotline 0974 021 077 của chúng tôi để cập nhật các thông tin mới nhất.
Tham khảo thêm:
Bài viết liên quan