Chi phí lưu kho và cách tính chi phí chuẩn nhất

Chi phí lưu kho là tổng hợp các khoản chi phí phát sinh trong quá trình lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng hóa trong kho. Đây là một phần quan trọng trong hoạt động logistics, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và lợi nhuận của doanh nghiệp. Quản lý tốt chi phí lưu kho giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, giảm thiểu rủi ro và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Định nghĩa về chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho là tổng hợp tất cả các chi phí mà một doanh nghiệp phải trả để duy trì và vận hành kho hàng, bao gồm chi phí liên quan đến cơ sở hạ tầng, lưu trữ, vận hành và bảo hiểm hàng hóa. Hiểu và kiểm soát các chi phí này là rất quan trọng để tối ưu hóa hiệu quả quản lý kho và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Hoạt động lưu kho bao gồm các khoản chi phí nào?

Chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng

Đây là khoản chi phí ban đầu để xây dựng hoặc thuê kho bãi, bao gồm:

• Mặt bằng kho bãi.
• Hệ thống giá kệ sàn.
• Xe nâng, pallet.
• Hệ thống chiếu sáng.
• Camera giám sát và các thiết bị hỗ trợ lưu trữ khác.

Việc đầu tư cơ sở hạ tầng phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu không gian lưu trữ, đảm bảo an toàn cho hàng hóa và nâng cao hiệu suất quản lý kho.

Chi phí lưu trữ hàng hóa trong kho

Đây là các chi phí trực tiếp liên quan đến việc bảo quản hàng hóa trong kho, đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa được duy trì. Bao gồm:

• Chi phí điện nước: Chi phí sử dụng điện cho chiếu sáng, vận hành thiết bị, điều hòa (nếu có) và chi phí sử dụng nước cho sinh hoạt, vệ sinh.
• Chi phí vật tư tiêu hao: Chi phí mua các vật tư sử dụng trong kho như vật liệu đóng gói (thùng carton, băng dính,…), tem nhãn, văn phòng phẩm,…
• Chi phí bảo trì, sửa chữa: Chi phí bảo trì, sửa chữa định kỳ và đột xuất các trang thiết bị, cơ sở vật chất trong kho.
• Chi phí hao hụt, hư hỏng: Chi phí phát sinh do hàng hóa bị hao hụt, hư hỏng, mất mát trong quá trình lưu trữ, bảo quản.
• Chi phí xử lý hàng tồn kho: Chi phí liên quan đến việc thanh lý, tiêu hủy hàng tồn kho lâu ngày, hàng hết hạn sử dụng.

Chi phí vận hành kho hàng

Chi phí vận hành kho bao gồm tiền lương nhân công, chi phí phần mềm quản lý kho (WMS), chi phí kiểm kê định kỳ, điện nước, chi phí vận chuyển hàng hóa ra vào kho. Quản lý tốt chi phí vận hành giúp doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí và đảm bảo quá trình lưu kho diễn ra trơn tru, hiệu quả.

>>> TÌM HIỂU NGAY: Lưu kho là gì? Bí quyết tối ưu chi phí lưu kho hiệu quả nhất

Chi phí bảo hiểm rủi ro hàng hóa

Rủi ro trong kho bãi là điều không thể tránh khỏi, từ nguy cơ cháy nổ, thiên tai đến mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn mua bảo hiểm kho hàng để giảm thiểu thiệt hại tài chính khi xảy ra sự cố.

• Bảo hiểm cháy nổ.
• Bảo hiểm thiên tai.
• Bảo hiểm trộm cắp.
• Bảo hiểm trách nhiệm.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần tính toán chi phí hao hụt do hàng tồn kho lâu ngày, hết hạn sử dụng hoặc bị giảm giá trị theo thời gian.

Cách tính chi phí lưu kho phổ biến nhất hiện nay

Chi phí lưu kho không cố định, nó biến đổi tùy theo cách tính mà đơn vị cung cấp dịch vụ kho hoặc chính doanh nghiệp áp dụng.

Tùy thuộc vào loại hàng hóa, số lượng và yêu cầu cụ thể, bạn có thể lựa chọn cách tính phí lưu kho phù hợp nhất: theo diện tích (m2), theo vị trí pallet, theo thể tích (m3) hoặc thuê kho riêng.

Chi phí theo diện tích (m2)

Đây là phương pháp doanh nghiệp ước tính chi phí dựa trên tổng diện tích kho cần thuê (dài x rộng). Cách tính này phù hợp với các doanh nghiệp có lượng hàng hóa vừa phải, thường dưới 100m², giúp dễ dàng kiểm soát không gian lưu trữ.

Ưu điểm của hình thức này là doanh nghiệp có toàn quyền sử dụng và sắp xếp hàng hóa theo nhu cầu. Tuy nhiên, chi phí trên mỗi mét vuông thường cao hơn so với các mô hình lưu kho khác, do không gian được sử dụng độc lập mà không chia sẻ với doanh nghiệp khác.

Thuê kho cá nhân (m2)

Doanh nghiệp thuê một kho độc lập để tự quản lý và vận hành theo quy trình riêng. Phương án này phù hợp với các doanh nghiệp có sản lượng hàng hóa lớn (thường từ 200m² trở lên) và muốn chủ động hoàn toàn trong việc sắp xếp, kiểm soát hàng hóa cũng như tối ưu quy trình vận hành.

Chi phí lưu kho thuê kho riêng thường cao nhất vì doanh nghiệp phải tự chịu mọi khoản chi phí liên quan, bao gồm tiền thuê đất, thuế, chi phí điện nước, bảo trì kho và đầu tư vào trang thiết bị lưu trữ.

Chi phí theo thể tích hàng hóa (m3)

Chi phí luư kho được tính dựa trên tổng thể tích hàng hóa cần lưu trữ, giúp doanh nghiệp sử dụng không gian kho một cách hiệu quả.

Ưu điểm của phương pháp này là tối ưu hóa diện tích, đặc biệt phù hợp với những mặt hàng có hình dạng đồng đều, dễ dàng xếp chồng lên nhau, giúp giảm chi phí trên mỗi đơn vị hàng hóa so với các phương thức tính khác.

>>> TÌM HIỂU NGAY: [UPDATE] Báo giá kệ pallet mới nhất – Kinh nghiệm chọn mua sử dụng

Chi phí theo số lượng pallet

Sử dụng phương pháp lưu trữ hàng hóa trên kệ pallet để tránh tiếp xúc trực tiếp với sàn kho, đồng thời giúp việc di chuyển trở nên thuận tiện hơn. Chi phí được tính dựa trên số lượng vị trí pallet mà doanh nghiệp sử dụng, tạo sự linh hoạt trong việc sắp xếp và quản lý kho.

Hình thức này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có hàng hóa đóng gói tiêu chuẩn, dễ dàng xếp chồng. Ngoài ra, số lượng pallet có thể quy đổi sang diện tích (m²) hoặc thể tích (m³) để so sánh chi phí với các phương thức lưu kho khác, giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp tối ưu nhất.

Các yếu tố khác ảnh hưởng đến chi phí

Ngoài cách thức lưu trữ, chi phí lưu kho còn phụ thuộc vào:

• Loại hình kho: Kho thường, giá kệ kho lạnh/mát, kho tài liệu…
• Địa điểm: Giá thuê kho ở các tỉnh thành khác nhau sẽ khác nhau.

Cách tối ưu chi phí lưu kho hiệu quả

Để có thể tối ưu chi phí, giảm mức đầu tư kho bãi mà vẫn đảm bảo hiệu quả của hoạt động lưu trữ, doanh nghiệp có thể áp dụng một số cách sau:

• Trang bị hệ thống kệ chứa hàng nặng chất lượng cao, chịu tải tốt.
• Xây dựng chiến lược nhập hàng và tiêu thụ hợp lý, đẩy nhanh vòng quay hàng tồn kho để giảm áp lực lưu trữ.
• Giảm thiểu lượng hàng lưu kho kém hiệu quả để tối ưu hóa dòng tiền.
• Sử dụng phần mềm quản lý kho để xác định số lượng, thống kê và báo cáo chính xác số lượng tồn kho.
• Lựa chọn mô hình lưu trữ hàng hóa phù hợp để giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra.
• Tối ưu nhân sự hoặc sử dụng máy móc tự động để tối ưu chi phí.

Khi nào doanh nghiệp cần mở kho lưu trữ hàng hóa?

Doanh nghiệp nên mở kho tư nhân khi có nhu cầu lưu trữ lượng hàng hóa lớn, yêu cầu kiểm soát chặt chẽ về kho bãi, và muốn tối ưu hóa quy trình vận hành riêng biệt. Việc sở hữu kho tư nhân sẽ mang lại nhiều lợi ích như giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý kho, dễ dàng kiểm soát chất lượng hàng hóa, tránh tình trạng thiếu hụt hay tồn kho lâu dài, đồng thời giảm thiểu sự phụ thuộc vào bên ngoài.

Để bắt đầu với quá trình lưu kho hiệu quả, doanh nghiệp cần lắp đặt hệ thống kệ để đồ trong kho chất lượng cao. Hệ thống kệ kho sẽ tối ưu hóa không gian lưu trữ, giúp tăng khả năng chứa hàng hóa trong kho mà không làm lãng phí diện tích. Từ đó giúp bảo quản hàng hóa tốt hơn mà còn giảm thiểu chi phí lưu kho bằng cách tăng tốc độ sắp xếp, tìm kiếm và xuất kho hàng hóa.

Khi nói đến kệ kho công nghiệp chất lượng, Kệ kho trung tải One Tech là lựa chọn đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp. Là đơn vị sản xuất và cung cấp kệ kho hạng nặng, One Tech cam kết cung cấp các sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO: kệ hạng nặng Selective, Kệ công nghiệp drive in, kệ Mezzanine, kệ hạng nặng double deep,… Các sản phẩm của One Tech có nhiều ưu điểm vượt trội như khả năng chịu tải lớn, tính linh hoạt trong việc sắp xếp và dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với mọi yêu cầu của kho bãi.

Ngoài tiết kiệm chi phí lưu kho, One Tech còn cung cấp nhiều giải pháp kệ trưng bày hàng hóa siêu thị khác. Liên hệ qua hotline 0974021077 để được tư vấn chi tiết và nhận nhiều ưu đãi khác.