Kiểm kê hàng tồn kho là 1 phần vô cùng quan trọng trong quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Việc kiểm kê này sẽ có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả kinh doanh kèm định hướng phát triển của doanh nghiệp sau này. Nó đòi hỏi người quản lý phải có kinh nghiệm và có kiến thức về quy trình quản lý hàng tồn kho.
Ngoài ra, nếu là người mới và chưa hiểu biết về những khái niệm cũng như phương pháp cơ bản để quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp mình.
One tech sẽ hướng dẫn một cách tốt nhất dựa trên cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý hàng tồn kho dưới bài viết dưới đây:
Tai sao cần có người kiểm đếm hàng tồn kho
– Việc thường xuyên kiểm kê hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tiên lượng được sản phẩm kèm theo các mã sản phẩm sắp quá hạn hay lỗi thời. Từ đó lên phương án xả hàng kịp thời thu hồi vốn một cách nhanh chóng.
– Giúp tiết giảm các chi phí lưu kho kèm chi phí nhân công. Kệ kho hàng của One tech giúp giải phóng được đa số các không gian lưu trữ trong kho chứa của bản thân.
– Phát hiện ra sai số giữa thực tế và sổ sách để thuận lợi điều chỉnh chênh lệch chính xác và tránh rủi ro khi mất hàng.
– Tối ưu hóa dòng vốn lưu động của doanh nghiệp trong các hoạt động khác. Doanh nghiệp nên đầu tư các loại pallet chứa hàng chứa sản phẩm có kích thước và khối lượng cao nhằm dễ dàng hơn cho việc sắp xếp cũng như thuận lợi cho quản lý kho.
Các phương án hỗ trợ kiểm đếm hàng tồn hết sức hiệu quả
Kiểm kê hàng tồn theo lịch tháng, tuần, ngày
Đây là phương pháp kiểm kê hàng tồn kho chính xác nhất và hiệu quả. Nó đem lại tính cập nhật liên tục nhằm đảm bảo xử lý các sai sót phát hiện. Phương pháp này thích hợp cho các sản phẩm có giá trị cao, máy móc, đơn vị lắp đặt…
Giúp nhà quản lý dễ dàng thấy rằng sự thất thoát hoặc sai lệch hàng hóa, kèm mã sản phẩm đang có tình hình kinh doanh không hiệu quả để lên phương án xả hàng phù hợp.
Nhược điểm của kiểm kê hàng tồn kho gây tốn chi phí nhân sự và thời gian thực hiện, ngoài ra kế toán cũng thêm khối lượng xử lý công việc.
Kiểm kê hàng tồn định kỳ
Kiểm kê hàng tồn theo chu kỳ tháng, quý, năm hoặc dựa theo kế hoạch riêng đặc thù của doanh nghiệp. Đây là phương pháp phổ biến của nhiều doanh nghiệp sử dụng để kiểm kê số lượng hàng hóa lớn với đa dạng mã sản phẩm, giá trị sản phẩm không lớn nhưng nhiều chủng loại sản phẩm.
Nhà quản lý sẽ không mất quá nhiều thời gian mà chỉ tiến hành kiểm kê vào thời gian dự tính, do đó sẽ tiết kiệm được nguồn lực. Tất nhiên sẽ có lúc nảy sinh nhiều hạn chế, khi khả năng nắm bắt chính xác lượng hàng tồn chưa chính xác và có hạn chế, khiến việc phát hiện sai sót và thất thoát trở nên khó kiểm soát
Ngoài ra còn các hình thức kiểm kê hàng hóa khác dựa trên nhóm hàng, mã hàng hoặc khi nhận ra có sai sót trong khâu quản lý, xuất nhập hàng. Tùy theo kế hoạch và quy chuẩn riêng của doanh nghiệp mà sẽ áp dụng phương án phù hợp nhất trong quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho một cách chi tiết nhất
Bước 1: Lên kế hoạch chi tiết
Người quản lý cần lên kế hoạch cũng như phân chia công việc tới từng người chịu trách nhiệm liên quan để chuyên nghiệp và dễ kiểm soát quy trình.
Đối với người chịu trách nhiệm: Kế toán kho, quản lý kho, thủ kho.
Bảng kiểm kê cần đủ các danh mục như mã hàng, gồm khu vực, tên hàng, số lượng thực tế, số lượng được báo cáo kèm theo ghi chú từ bộ phận kiểm đếm.
Bước 2: Tiến hành kiểm đếm
Tiến hành kiểm đếm toàn bộ khu vực chịu trách nhiệm cũng như làm theo sự phân công của người quản lý sẽ được so sánh thực tế và được ghi chú chi tiết trong sổ sách, cập nhật những hàng hóa chuẩn bị hết hạn sử dụng hoặc số lượng tồn kho lớn.
Nếu đủ nhân lực cần làm theo nguyên tắc đồng kiểm (2 người cùng kiểm kê) ở khu vực kho. Các số liệu được ghi nhận một cách độc lập và thống nhất mang tính khách quan và chính xác nhất.
Lưu ý: cần báo cáo chính xác thời gian, kèm khu vực kiểm kê để không làm ảnh hưởng tới công việc của đối tác, hay bộ phận khác khi thực hiện xuất nhập hàng, gây nhầm lẫn, sai sót trong quá trình kiểm đếm.
Bước 3: Báo cáo kết quả hình thức kiểm đếm
Tiến hành so sánh các kết quả kiểm đếm hàng hóa thực tế và sổ sách, nếu có sai lệch cần kiểm tra và giải trình và điều chỉnh. Sau đó cập nhật đúng kết quả các số liệu thực tế lên sổ sách.
Bước 4: Tìm nguyên nhân gây ra sự chênh lệch
Sau khi đã lập biên bản kiểm kê, nhân viên sẽ thao tác lưu trữ bản cứng các kết quả và trình báo file báo cáo lên cấp trên, các bên liên quan sẽ ký xác nhận để hoàn tất quy trình.
Tuy nhiên đối với 1 số thông tin bị sai lệch, người quản lý cần hiểu rõ lý do nguyên do của sai sót kèm theo nâng cao quy trình, kèm theo khả năng đào tạo lại hoặc nếu phát hiện là do gian lận, bị mất cắp… sẽ kịp thời có hình thức xử lý..
Bước 5: Kết thúc và so sánh kết quả
Sau khi kiểm kê xong, đối chiếu kết quả với số liệu cập nhật trong hệ thống quản lý kho. Kiểm tra các sai số và đồng bộ hoá dữ liệu hàng hóa.
Bước 6: Xử lý dữ liệu và báo cáo
Tổng hợp và lưu trữ dữ liệu kiểm kê của kho. Báo cáo kết quả kiểm kê hàng tồn kho cho quản lý và bộ phận liên quan.
Tổng kết
Quản lý hàng tồn kho là hoạt động diễn ra thường niên và có lịch định kỳ, nó rất quan trọng để doanh nghiệp hiểu được lỗ lãi và tình hình kinh doanh của mình. Qua đó có những kế hoạch và chính sách kinh doanh hết sức phù hợp trong tương lai.
Hiện nay giải pháp lưu trữ và quản lý hàng tồn kho tối ưu nhất chính là đưa vào hoạt động và lắp đặt hệ thống kệ chứa hàng. Nhờ hệ thống kệ kho hàng này mà chủ kho có thể quản lý việc xuất nhập và kiểm đếm hàng hóa dễ dàng, tiết kiệm thời gian. Liên hệ ngay với Giải pháp kệ chứa hàng One tech qua hotline: 0974 021 077 để được tư vấn 24/07.
Tham khảo thêm:
Bài viết liên quan