Quản lý kho thực phẩm của nhiều chủ doanh nghiệp gặp khó khăn và đau đầu trong cách giải quyết các tình trạng hàng hóa trong kho và giấy tờ kiểm kê khác nhau. Việc sai lệch đó dẫn tới những thất thoát không mong muốn và tạo ra những tiền lệ xấu trong hoạt động quản lý kho hàng.
Làm thế nào để quản lý kho hàng thực phẩm được hiệu quả. One tech đã đúc rút được những kinh nghiệm quản lý kho sao cho hiệu quả mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên thực hiện. Dưới đây là một số các yếu tố ảnh hưởng tới sai số và cần tối ưu để quản lý kho hàng thực phẩm.
Kho thực phẩm hầu hết được thiết kế dạng kho lạnh và thường sử dụng các mẫu kệ có khả năng chịu tải không quá lớn. Hầu hết là hai mẫu kệ chính gồm kệ trung tải và kệ selective.
Yếu tố con người
Có kỹ năng sắp xếp kho hàng khoa học
Đối với thực phẩm hay bất kỳ các loại hàng hóa nào, việc sắp xếp khoa học sẽ giúp tiết kiệm được kha khá các chi phí điển hình như lưu trữ, vận chuyển… One tech sẽ gợi ý doanh nghiệp một số các mẹo sắp xếp kho hàng sau:
– Sắp xếp theo một số tiêu chí như tính liên tục: điển hình là hàng nào hay sử dụng, hay xuất khỏi kho thì để gần cửa kho.
– Thiết lập kênh và hệ thống mã hàng chuyên nghiệp sao cho dễ dàng đặt tên ở các kệ, tủ hàng.
– Xây dựng sơ đồ lớn thuận lợi cho việc quan sát, dễ nhìn. Đặt các biển chỉ dẫn và các thông báo.
Biết áp dụng quy tắc FIFO – nhập trước, xuất trước
Không giống như các mặt hàng khác, hình thức nhập trước, xuất trước được coi như là yếu tố bắt buộc đối với hàng hóa là thực phẩm. Vì nó là theo logic các hàng hóa dễ hỏng như thực phẩm có hạn sử dụng ngắn và thường nhanh hỏng nên sử dụng FIFO là chính nhằm tận dụng tối đa giá trị của thực phẩm.
Có kỹ năng kiểm tra, lập phiếu nhập kho, xuất kho.
Một hoạt động của bạn dù là nhỏ nhất đều nhằm mục đích quan trọng và thuận lợi cho nhân viên kho đó là tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu xuất, nhập hay lưu chuyển hàng hóa.
Do đó bạn cần có nắm rõ và thành thạo các kỹ năng để kiểm tra cũng như tiến hành vận hành công việc một cách thuận lợi nhất. Bên cạnh đó nhân viên cũng cần am hiểu thêm về việc lập phiếu nhập xuất kho đầy đủ và chi tiết nhất cho đối tác và cho cửa hàng.
>>> Báo giá kệ hạng nặng cập nhật tháng 04/2024
Có thêm kỹ năng kiểm kho nhanh chóng, hiệu quả
Kiểm kho là một công việc cần có sự cẩn thận, tỉ mỉ cũng như kỹ năng chuyên môn của nhân viên. Bạn cần nắm rõ quy trình và hoạt động cần có trong việc kiểm kho để thực hiện nhằm kiểm kê hàng hóa theo hướng tốt nhất cũng như hạn chế sai sót xảy ra.
Kiểm kho một cách hiệu quả không chỉ giúp chủ cửa hàng đánh giá tình hình tiêu thụ hàng hóa một cách chính xác, đồng thời lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.
Số lượng hàng hóa lớn cùng quá trình xuất nhập liên tục đòi hỏi cần có một nhân viên biết ghi chép với số liệu rõ ràng và đầy đủ. Tuy nhiên hoạt động này có thể mất kha khá thời gian và công sức khiến gây nhầm lẫn, sai sót.
Bạn nên tìm hiểu thêm về một số các thủ thuật ghi chép sổ sách thông minh, hiệu quả để quản lý kho hiệu quả, giảm thất thoát.
Bạn có thể quản lý hệ thống thông tin sổ sách nhờ ứng dụng phần mềm hiện đại. Các phần mềm quản lý kho không đơn thuần hỗ trợ quản lý hàng hóa mà còn giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi được tình hình hiện tại của kho có đạt hiệu quả ra sao một cách dễ dàng hơn rất nhiều.
Có kỹ năng mềm cần thiết với nhân viên kho
Khi quản lý kho, bạn cần phối hợp với các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp nhằm tích lũy và rèn luyện các kỹ năng mềm là điều không thể thiếu.
Lắng nghe, chủ động đối thoại với đồng nghiệp nhằm đạt được thỏa thuận trong hòa bình, tránh xung đột với các kỹ năng cần được ưu tiên.
Bên cạnh đó, kỹ năng lên kế hoạch và kỹ năng lãnh đạo sẽ hết sức cần thiết để chủ cửa hàng có thể quản lý công việc cửa hàng được hiệu quả hơn.
Đối với những kho hàng lớn, bạn cần bổ sung thêm 1 số kỹ năng về tổ chức và quản lý nhân sự. Việc này nhằm tối ưu hóa cho hoạt động trong kho, giảm việc thất thoát.
Chủ doanh nghiệp cần phải phân công nhiệm vụ sao cho cụ thể và bố trí số lượng nhân viên một cách hợp lý với công tác trong kho hàng chuyên nghiệp.
Bên cạnh đó, chủ cửa hàng cũng cần tạo ra quy định cụ thể về nội quy để đảm bảo tính kỷ luật, đưa đến môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Yếu tố kỹ thuật
Quản lý kho thực phẩm nhờ việc vận hành theo mã vạch
Mã vạch để phân từng mục sản phẩm là một sáng kiến có ứng dụng cao, phục vụ việc tiết kiệm thời gian tìm kiếm hơn.
Quản lý trên máy tính thêm dễ dàng hơn nhờ đã được số hóa các hàng hóa và người sử dụng sẽ quản lý bằng excel kết hợp sổ sách nếu hàng hóa không quá lớn, và có sự kiểm kê thường xuyên.
Đối với mọi mặt hàng, kiểm tra kho là điều nên được làm mỗi ngày và được cập nhật hết sức đầy đủ và chính xác. Mặt hàng thực phẩm cũng không hề ngoại lệ, ngoài việc kiểm kê những thất thoát còn phải tính toán kỹ về chất lượng xem có thể sử dụng được nữa hay không.
Kiểm tra thường xuyên sẽ giúp người quản lý kho hàng sớm có kế hoạch dự trù nhằm bổ sung hoặc sử dụng phù hợp.
Sử dụng phần mềm quản lý kho
Ứng dụng các phần mềm quản lý kho hàng nhằm tối ưu nhằm giúp giải quyết hầu hết các thao tác trong kho. Ngày nay, các phần mềm quản lý có các chức năng như: quản lý nhân viên, danh mục sản phẩm và show ra được các thuộc tính cơ bản như thông tin về hàng hóa cũng như ngày sản xuất, hạn sử dụng, thời gian xuất nhập – hàng hóa nhằm giúp cho nhà quản lý có thể thuận lợi cho việc bắt kho.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng excel hoặc sổ sách, thế nhưng có thể áp dụng các phần mềm nhằm quản lý kho hàng nhằm tăng tính tiện lợi mà bộ kệ kho hàng mang lại.
Nếu doanh nghiệp, nhà hàng đang thắc mắc về phần mềm quản lý kho, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0974021077. Là phần mềm quản lý kho từ xa, có thể sử dụng trên các thiết bị khác nhau, dữ liệu nhanh chóng cập nhật, có thể đốc thúc nhân viên dù vắng mặt, One tech tự tin hỗ trợ và đồng hành cùng doanh nghiệp, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn.
Tham khảo thêm:
Bài viết liên quan