Quy trình kiểm kê hàng tồn kho đóng vai trò đặc biệt trong kinh doanh, tuy nhiên nó trở thành nỗi ám ảnh của nhiều chủ đầu tư vì mất thời gian và phức tạp. Bạn hãy cùng kệ trung tải One Tech tìm hiểu các cách kiểm kê nhanh chóng, tiết kiệm chi phí nhất trong bài viết dưới đây!
Giới thiệu kiểm kê hàng tồn kho là gì?
Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình kiểm tra và ghi chép chi tiết về lượng hàng hóa, vật liệu hoặc sản phẩm mà doanh nghiệp đang lưu trữ trong kho của mình.
Mục tiêu của quá trình kiểm kê này là xác nhận, cập nhật thông tin về số lượng và trạng thái của hàng tồn kho, đồng thời phát hiện, sửa chữa bất kỳ sai sót nào trong hệ thống quản lý kho.
Vì sao cần kiểm đếm hàng tồn kho?
- Xác định chính xác số lượng tồn kho: Kiểm kê giúp xác định chính xác số lượng hàng hóa hiện có trong kho. Điều này quan trọng để tránh sai sót trong quản lý tồn kho, giúp doanh nghiệp biết được nguồn cung cấp và nhu cầu thực tế.
- Phát hiện sai sót và thiếu sót: Quá trình kiểm kê giúp phát hiện những sai sót trong việc ghi chép và quản lý hàng tồn kho. Điều này giúp tránh mất mát về tài chính và duy trì độ chính xác trong hệ thống thông tin.
- Quản lý rủi ro và kiểm soát hậu quả: Quy trình này giúp quản lý rủi ro liên quan đến hàng tồn kho, như mất mát, hỏng hóc hoặc thất thoát. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp kiểm soát và giảm thiểu hậu quả.
- Cải thiện hiệu suất hoạt động: Việc duy trì một kho hàng tồn kho chính xác giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất hoạt động. Điều này bao gồm quản lý đơn đặt hàng, dự đoán nhu cầu và tối ưu hóa cấu trúc lưu trữ.
- Đảm bảo sự chính xác trong báo cáo tài chính: Khi thông tin về hàng tồn kho được chính xác, báo cáo tài chính cũng trở nên chính xác. Điều này quan trọng khi doanh nghiệp cần cung cấp thông tin cho các bên liên quan như ngân hàng, cổ đông hoặc cơ quan quản lý.
- Giữ cho quy trình kinh doanh suôn sẻ: Việc kiểm kê hàng tồn kho định kỳ giúp duy trì quy trình kinh doanh suôn sẻ và hiệu quả. Điều này giúp tránh tình trạng hỗn loạn và giữ cho mọi hoạt động diễn ra thuận lợi.
Những phương án kiểm đếm hàng tồn kho hiệu quả phổ biến
Kiểm soát hàng tồn một cách thường xuyên
Phương pháp kiểm soát hàng tồn thường xuyên là việc thực hiện kiểm kê hàng hóa theo định kỳ ngắn, ví dụ như hàng ngày hoặc hàng tuần. Thường áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất và phân phối các sản phẩm có giá trị cao như thiết bị, máy móc và vật liệu xây dựng.
Quy trình này giúp giảm thiểu sai sót, thiếu sót và rủi ro quản lý kho. Tuy nhiên, đòi hỏi sự đầu tư thêm thời gian và nhân lực, cũng như tăng chi phí cho doanh nghiệp.
Kiểm kê hàng tồn theo chu kỳ quy định
Phương pháp kiểm kê hàng tồn theo chu kỳ quy định là việc thực hiện kiểm kê theo lịch trình cụ thể, có thể là theo tháng, quý hoặc theo kỳ của từng doanh nghiệp. Đây là một phương pháp phổ biến và phù hợp cho các doanh nghiệp với lượng hàng hóa lớn và nhiều mã sản phẩm.
Việc kiểm kê theo chu kỳ giúp tiết kiệm thời gian và giảm áp lực công việc cho nhân viên. Tuy nhiên, có thể gặp khó khăn trong việc phát hiện sai sót và thiếu sót do thời gian kiểm kê kéo dài.
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho tối ưu nhất
Chuẩn bị trước khi kiểm kê
- Thông báo thời gian và lịch kiểm kho cho nhân viên.
- Lên kế hoạch và danh sách hàng hóa kiểm kho chi tiết.
Các bước kiểm kê hàng tồn kho
- Bước 1: Lập bảng thống kê hàng tồn kho với danh sách chi tiết, có thể sắp xếp theo khu vực kiểm kho.
- Bước 2: Kiểm kê từng mặt hàng tại kho, ghi chép số liệu vào bảng kiểm kê.
- Bước 3: So sánh 2 biên bản kiểm kê tồn kho của 2 nhân viên để xác định sự chênh lệch.
- Bước 4: Đối chiếu với số liệu trong báo cáo kinh doanh.
- Bước 5: Điều chỉnh số lượng tồn kho nếu có sự chênh lệch.
- Bước 6: Lập biên bản kiểm kê và xác nhận.
- Bước 7: Xác định nguyên nhân sự chênh lệch và điều chỉnh số liệu tồn kho.
Một số lỗi dễ gặp trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho
Không chuẩn bị trước không gian kho hàng
Nhiều doanh nghiệp đôi khi không tổ chức không gian lưu trữ hiệu quả để tiếp nhận đơn hàng mới, gây ra sự rối loạn và tốn thời gian khi xếp dỡ hàng hóa.
Trước khi thực hiện kiểm kê hàng hóa, quan trọng để kiểm tra và đảm bảo rằng kho hàng và các sản phẩm đã được sắp xếp một cách chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm kê.
Thiếu nhân sự
Một vấn đề quan trọng là sự thiếu hụt nhân sự trong quá trình kiểm kê của các doanh nghiệp. Nếu công ty không đủ nhân viên, việc thuê dịch vụ từ bên ngoài có thể là một giải pháp hợp lý. Điều này giúp giảm áp lực cho người quản lý, chỉ cần giám sát và đảm bảo quy trình diễn ra đúng theo kế hoạch.
Không xác minh ngay từ đầu
Việc theo dõi quy trình kiểm kê hàng tồn kho ngay từ đầu giúp quản lý phát hiện lỗi và thực hiện biện pháp ngăn chặn kịp thời. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro thất thoát.
Không giải quyết lỗi kịp thời
Trong quá trình kiểm kê, việc giải quyết lỗi ngay từ khi xảy ra là rất quan trọng. Cho dù là những lỗi nhỏ, việc xử lý ngay lập tức giúp duy trì quy trình kiểm kê suôn sẻ và ngăn chặn tình trạng lỗi lớn hơn.
Chưa có kế hoạch giải quyết mặt hàng tồn kho
Làm bất cứ công việc gì cũng cần phải có kế hoạch cụ thể mới tiết kiệm được thời gian và công sức.
Một số mẫu kiểm kê hàng tồn kho phổ biến
Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho Thông tư 200
Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho Thông tư 133
Như vậy Kệ kho trung tải One Tech vừa gửi tới bạn quy trình và các mẫu kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả, phổ biến và dễ sử dụng nhất. Nếu bạn đang có thắc mắc hay cần tư vấn về giải pháp kho hàng hãy liên hệ ngay tới Hotline 0974 021 077 của chúng tôi để được hỗ trợ 24/7.
Tham khảo thêm:
Bài viết liên quan